Raus aus dem Papierkram-Chaos mit diesem 4-Schritte-Plan | Dokumente ausmisten für Anfänger

D O K U M E N T E ausmisten. Ihr wisst schon, das ist der Papierkram, den man eigentlich regelmäßig in Mappen ablegen sollte. Keine schöne Sache. Weil so völlig ohne schöne Ästhetik. Farblos und langweilig. Deshalb sammeln sich die Zettel sinnlos an, wir machen es einfach nicht gerne. Aus diesem Grund haben wir dem Papierkram und Dokumenten eine eigene Wochenaufgabe gewidmet.

Eigentlich ‚müsste‘ man Dokumente regelmäßig bearbeiten, also einsortieren aufräumen und ordnen, denn einige davon hebt man ja sogar sein ganzes Leben lang auf und im Notfall sollte auch eine Vertrauensperson sie finden und darauf zugreifen können. Ein paar andere braucht man immerhin noch ein paar Jahre in der Ablage. Und trotzdem, ich kenne das nicht nur von uns: sie stapeln sich in einer Ecke, weigern sich geflissentlich, in ihre zugehörige Mappe zu hüpfen. So es überhaupt eine passende Mappe gibt.

Natürlich haben wir die wichtigsten Dokumente in Mappen abgelegt, aber wie in vielen Haushalten sammeln sich einfach Zettelberge und Rechnungen an. Außerdem haben wir noch Rechnungen aus dem Jahre Schnee in Mappen, die auch mal wieder weg gehören, weil sie nur Platz verstellen. Leider gibt es auch hier nur einen Weg heraus aus der Misere – und der ist dringend zu empfehlen: Konsequenz. In vier Schritten.

4 Schritte zur ordentlichen Dokumentenablage

1. Eure aktuellen losen Zettelstapel sortieren.
2. Konsequent eure Mappen ausmisten.
3. Zettelstapel durchgehen, einsortieren, zuordnen oder weggeben.
4. Regelmäßig einsortieren.

1. Lose Zettelstapel sortieren

Nehmt euch all eure losen Zettel und Stapel her und sortiert sie am besten in drei Stapel:

• Wegwerfen (was ihr wirklich nicht  mehr braucht)
• Einsortieren (wofür ihr schon Mappen habt)
• Noch mal durchsehen (der Stapel sollte am kleinsten sein. Dazu gehören ev. noch offene Rechnungen, Unterlagen für die es noch keine Mappe gibt oder was ihr noch einmal kontrollieren oder nachsehen müsst)

2. Mappen ausmisten

Bevor ihr die neuen Zettel in eure alte Mappen sortiert, mistet die Mappen unbedingt aus. Für Steuerunterlagen, Versicherungspolizzen, Sozialversicherungs-Bestätigungen oder auch Rechnungen usw. gelten jeweils andere Kriterien, wie lange sie aufgehoben werden sollten. Wenn ihr euch nicht sicher seid, schaut bei dieser praktischen Übersicht des Konsumentenschutzes der AK OÖ rein, dort sind alle Unterlagen und deren empfohlene Aufbewahsungzeiten (für Österreich, die Kriterien werden aber für Deutschland sicher ähnlich sein) aufgelistet.

3. Zettelstapel durchgehen

Seid ihr mit dem Aussortieren fertig, könnt ihr eure drei Zettelstapel durchgehen. Logischerweise könnt ihr den Stapel für den Müll gleich mal entsorgen, dem Stapel zum Einsortieren habt ihr in Schritt zwei gerade wieder neuen Platz verschafft und Stapel drei schaut ihr am besten genauer durch. Dieser Stapel ist aber hoffentlich am kleinsten … 😉

4. Regelmäßig einsortieren

Meine liebe Freundin A. ist furchtbar ordentlich. Ich beneide sie, sie schafft das offenbar mit links. Nie sehe ich Papierkram bei ihr herumliegen. Ich habe sie deshalb bereits letztes Jahr gefragt, wie sie das mit dem täglichen Zettelkram macht.

A.’s Tipp: Eine Woche lang allen Papierkram für die Ablage in einem (Schuh)Karton oder einer Lade sammeln. An einem fixen Abend der Woche setzt man sich dann hin und arbeitet den Stapel ab. Das sollte man natürlich konsequent machen (deshalb ein fixer Abend!), sonst beginnt die Geschichte mit den ewig unübersichtlichen Stapeln wieder von vorne. 

Mit meinen Buchhaltungs-Unterlagen für die Steuerberaterin mache ich es seit diesem Jahr ähnlich. NUR EINEN MONAT sammle ich meine Rechnungen und dann sortiere ich sie bis zu einem bestimmten Termin beschriftet in die Mappe mit den Folien (für jeden Monat eine) und tippe sie in meine Liste ein. Funktioniert perfekt und ist ein guter Anfang. So komme ich nie wieder so in Verzug mit meiner Steuer wie in meinem ersten Jahr … diese Zettelwirtschaft arbeite ich nämlich immer noch ab.

Klingt doch eigentlich ganz einfach, oder? Finde ich auch. Ich weiß aber leider aus Erfahrung, dass die Dokumentenablage eine harte Nuss ist, wenn man einmal begonnen hat ungenau zu sein. Deshalb nich vergessen: einmal durchziehen und ab dann immer regelmäßig einmal wöchentlich ablegen!

#wirmistenaus Wochenaufgabe

Die Wochenaufgabe ist diesmal unter dem Überbegriff „Papierkram“ zweigeteilt bei Birgit UND mir zu finden.

Teil 1: Dokumente ausmisten (siehe oben)

Teil 2: Bücher ausmisten 

Die Dokumente solltet ihr am besten „in einem Aufwasch“ ausmisten, damit sie mal wegsortiert sind. Zu groß ist sonst die Gefahr, dass sich sofort unkontrolliert wieder etwas ansammelt. Schaut dabei, dass auch der „unsicher“ Stapel wirklich weg kommt! Ich weiß us Erfahrung,d ass genau dieser gerne noch ein Weilchen liegen bleibt.

Bei den Büchern gestaltet sich das je nach Menge (bei uns unfassbar viele …) natürlich anders, aber das lest ihr am besten bei Birgit nach …

Ich werd mich diese Woche selbst an die Dokumente ran machen und drück euch die Daumen,d ass ihr eure Zettelwirtschaft schnell durch habt! Wer gerade erst auf unsere Challenge gestoßen ist, der findet alle Aufgaben im Überblick HIER.